Как правильно хранить и подшивать больничные листы правила на 2016

Как правильно хранить и подшивать больничные листы правила на 2016

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии. ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет. Как правильно хранить больничные листы в организации возникшим в году и ранее. Как поступать с электронными больничными листами Как и сколько лет хранятся больничные листы на. Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и . Как правильно хранить больничные листы в организации Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить. Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их.

Предприятия и индивидуальные предприниматели обязательно должны определенное время хранить у себя основные документы, которые касаются работы их сотрудников. Они могут понадобиться для начисления налогов, заработной платы и прочих расчетов. Эта же норма относится и к больничным листам. Больничный лист — это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода года.

При этом наблюдается прямое влияние больничных на размер страховых взносов. Это делает их документами, которые подтверждают уплату страховки. При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности. По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:. Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве.

Зачем нужно хранить больничные листы

Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС. Листок нетрудоспособности является документом, на основании которого выплачиваются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Естественно, так как на основании больничного организация выплачивает деньги, возникает вопрос — каков срок хранения больничных листов, на основании которых сотрудникам платили пособия?

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом.

Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. Из чего следует дальнейший вывод — больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов. По закону о бухгалтерском учете ст. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете — 5 лет после отчетного периода то есть года. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации.

Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет — это приказ Минкультуры России от 25 августа г. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов.

Листок нетрудоспособности — документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия.

Настольная мини циркулярная пила своими руками

При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий. Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить.

Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты. Больничный лист подлежит не только правильному оформлению и порядку оплаты, но также определенному сроку и условиям хранения. Согласно этим нормативным актам, больничный лист имеет право выдавать медицинская организация государственной, муниципальной и частной формы подчинения при условии, что учреждение имеет аккредитацию и лицензию Минздрава на соответствующие виды деятельности.

Закрытый, правильно оформленный без помарок и исправлений больничный лист предоставляется сотрудником в бухгалтерию для произведения расчета оплаты, подачи информации о временной нетрудоспособности работника в ФСС и передачи документа на хранение.

После проведения всех операций, начисления оплаты больничного, получения ее на счет организации от Фонда социального страхования и выплаты сотруднику больничный лист подлежит хранению как первичный учетный документ.

Как и сколько лет хранятся больничные листы на предприятии

Согласно этому нормативному акту, первичные учетные документы, к которым и относится лист нетрудоспособности, обязаны храниться в архиве организации субъекта экономической деятельности. Все учетные документы, стандарты экономического субъекта и акты ведения бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после последних учетных операций, произведенных с ними. Исходя из представленной законодательной базы, срок хранения больничного листа — 5 лет.

Руководство организации обязано обеспечить безопасного хранения больничного листа и создать условия для защиты документов от незаконных изменений после проведенных операций.

Даже если предприятие подвергается реорганизации, в нем меняется руководство или происходят внутренняя перестройка, должна быть проведена передача архивных и бухгалтерских документов. Хранение больничных листов необходимо для того, чтобы в случае инспекции ФСС бухгалтерия могла предоставить листы нетрудоспособности за последние пять лет.

Больничные листы относятся к документам, которые подлежат проверке при инспекции расходов по социальным выплатам. Важным аспектом при инспекции является факт предоставления оригиналов больничных листов в неповрежденном состоянии, поэтому данный вид документов не рекомендуется подшивать и делать в них проколы.

Как правильно хранить и подшивать больничные листы правила на 2016

В случае механического или фактического повреждения листа нетрудоспособности, инспекторы ФСС могут потребовать заменить его дубликатом. Для создания оптимальных условий хранения больничные листы и приложенные к ним расчетные документы лучше всего поместить в отдельную папку или плотный прозрачный файл.

Зачем и как хранить больничные листы?

Когда срок хранения больничного листа истек, он подлежит уничтожению. Такой тип документации нельзя просто уничтожить без создания учетного акта. Для уничтожения вышедших из срока хранения документов создается специальная комиссия из работников данной организации.

Выборка документов для уничтожения производится всеми членами комиссии, что подтверждается актом. В акте обязательно указывается все реквизиты листа нетрудоспособности.

  • Можно ли начальнику разделить рабочее время
  • Сам процесс уничтожения может быть выбран комиссией — их можно сжигать или измельчить в шредере. При необходимости их можно отдать на утилизацию. Способ уничтожения также указывается в акте. Организации обязаны обеспечивать сохранность документов.

    Как правильно хранить и подшивать больничные листы правила на 2016

    Сроки хранения документов, по истечении которых они могут быть уничтожены, установлены законодательством. Из данной статьи вы узнаете, как долго следует хранить документы, связанные с персоналом.

    Сколько нужно хранить больничный лист?

    Сотрудник уволился 30 сентября года. До какой даты должна храниться его личная карточка? Отсчет срока следует начать с 1 января года. Соответственно карточка должна храниться до 31 декабря года.

  • Можно ли работать будучи на больничном в другой организации
  • Для некоторых документов время хранения точно не прописано. Срок указан словами, буквенными обозначениями. Разберемся, как слова перевести в годы.

    Это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов. Перечень типовых управленческих архивных документов не является единственным нормативным актом, который регулирует сроки хранения документов. Так, например, налоговым законодательством установлен минимальный срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

    Возможно ли скрыть что мало опыта в сексе

    Он составляет не менее четырех лет подп. Хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета необходимо не менее пяти лет ст.

    Как создать пдф с гиперссылками на сайт

    Так, если при проверке инспекторы обнаружат отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета, они вправе наложить на организацию штраф в размере ст. В Кодексе об административных правонарушениях предусмотрено несколько статей, в которых говорится о штрафах за нарушение сроков хранения документов.

    Размер штрафа зависит от вида нарушения. Так, нарушение акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью сроков хранения документов наказывается штрафом ст. Им придется заплатить штраф в размере от до руб. Обратите внимание : никто не может нести административную ответственность дважды за одно и то же административное правонарушение ч.

    Инструкция для заполнения учетного журнала

    Хранение первичной документации, отчетности и регистров в течение определенного промежутка времени — это требование действующего законодательства. Оно означает, что в пределах указанного срока должен быть обеспечен доступ к документам и возможность их полноценного использования при необходимости.

    Документы, требующие обязательного хранения, условно можно разделить, на документы:. Ко второй группе относятся документы, которые подлежат хранению на предприятии в течение всего срока его деятельности.

    Но в ряде случаев он может быть и значительно больше. Сводная таблица со сроками хранения представлена ниже. Несмотря на то, что в данном списке значительную часть составляют кадровые документы, они являются неотъемлемой часть бухгалтерского учета. На их основании происходит начисление оплаты труда и компенсационных выплат, больничных листов и вознаграждений, а также налога на доходы, страховых взносов и разнообразных пособий.

    Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:. Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.

    Как правильно хранить и подшивать больничные листы правила на 2016

    Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто! Создавая собственный архив , предприятие должно под эти цели выделить отдельное помещение и оборудовать его стеллажами, полками или глухими шкафами.

    Срок хранения больничных листов

    При наличии в данном помещении окон их необходимо зашторить или иным образом затенить, чтобы исключить попадание солнечного света на документы, приводящее к их выцветанию. Кроме того, нужно собственное архивное помещение оборудовать защитой от несанкционированного доступа и от пожаров — металлической входной дверью, решетками на окнах и сигнализацией.

    Для организации быстрого поиска нужных документов следует разработать номенклатуру дел. В случае передачи дел для их хранения у специализированной структуры , необходимо выбирать организацию, которая оснащена современным оборудованием и всеми условиями для длительного хранения документов, включая наличие противопожарной сигнализации и систем контроля доступа.

    Что касается документов о регистрации организации , ее Устав и иные аналогичные документы, они обычно хранятся у руководителя организации в подлинниках и в сейфе. А их копии — в бухгалтерии. Трудовые книжки сотрудников предприятия, их пустые бланки и вкладыши к ним должны находиться всегда в кадровой службе или в бухгалтерии, если на нее возложено кадровое делопроизводство. При этом трудовые книжки хранятся всегда в сейфе. Стоит отметить, что документы в электронной форме должны быть защищены от несанкционированного внесения в них каких-либо изменений и одновременно их хранение должно обеспечивать возможность создания при необходимости копии на бумажном носителе.

    Передача данных материалов в архив осуществляется по графику, который утвержден руководителем организации в приказе о формировании архива.